QUALITY PLAN IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2000 DI PERGURUAN TINGGI

QUALITY PLAN IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2000 DI PERGURUAN TINGGI
Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di Perguruan Tinggi perlu direncanakan dengan baik karena kegiatan ini merupakan suatu investasi yang sangat besar baik dari sisi pendanaan maupun dari sisi waktu. Rencana yang baik adalah kunci kesuksesan pelaksanaan. Rencana merupakan jembatan penghubung masa kini dan masa depan atau posisi saat ini dengan posisi yang akan datang yang diharapkan. Melalui perencanaan, manajemen mengkoordinasikan strategi-strategi dan upaya-upaya, mempersiapkan perubahan dan mengelola perkembangan agar memudahkan dan memperlancar implementasi dari sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Perencanaan yang baik merupakan seni membuat hal yang sulit menjadi sederhana sehingga memudahkan untuk mewujud-kan segala sesuatunya menjadi mungkin dilaksanakan, mungkin diujudkan dan mungkin dicapai. Berikut ini langkah-langkah perencanaan implementasi SMM ISO 9001:2000 :
1. Membangun Komitmen Manajemen
Komitmen manajemen merupakan hal sangat penting dan utama dalam membangun sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Karena mereka yang bertanggungjawab dan harus merencanakan strategi bisnis, ke-bijakan, sasaran dan ukurannya, serta mereka harus meninjaunya pula. Komitmen manajemen ditetapkan sebelum melangkah lebih jauh dalam rencana menerapkan SMM ISO 9001:2000 pada Perguruan Tinggi. Tanpa komitmen yang jelas dan tegas maka kecil kemungkinan pelaksanaan dan penerapan SMM ISO 9001:2000 akan berjalan dan tercapai baik sesuai dengan yang direncanakan oleh Perguruan Tinggi. Komitmen adalah power yang utama untuk menggerakkan mesin manajemen dalam menerapkan SMM. Tanpa komitmen dari manajemen puncak/rektor Perguruan Tinggi yang didukung oleh seluruh warga Perguruan Tinggi maka SMM tidak dapat dilaksanakan secara maksimal.
Komitmen manajemen terhadap mutu dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernayatan kebijakan mutu Perguruan Tinggi, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang kon-sisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja. Manajemen puncak harus memberi bukti komitmennya pada penyusunan dan implementasi SMM serta perbaikan berkesinambungan dan keefektifannya dengan cara melakukan hal-hal seperti berikut :
• Mengkomunikasikan kepada seluruh warga tentang pentingnya pemenuhan dan pelaksanaan persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan.
• Menetapkan kebijakan mutu Perguruan Tinggi serta menjalankannya.
• Memastikan penetapan sasaran mutu yang dijalankan secara konsisten.
• Melakukan tinjauan manajemen secara berkala.
• Memastikan tersediaanya sumber daya.
Komitmen manajemen terhadap mutu dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernayatan kebijakan mutu Perguruan Tinggi, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang kon-sisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja. Pernyataan kebijakan kualitas Perguruan Tinggi dapat didefinisikan sebagai suatu “Deklarasi” yang ditandatangani oleh pemimpin-pemimpin Perguruan Tinggi yang menyatakan komitmen terhadap suatu sistem manajemen mutu.
2. Penunjukkan Wakil Manajemen
Bukti komitmen yang besar dari pimpinan puncak dan jajaran manajemen untuk benar-benar menerapkan SMM ISO 9001:2000 pada Perguruan Tinggi dibuktikan dengan menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen (management representative). Peranan dari Wakil Manajemen (WM) adalah menjamin bahwa sistem manajemen mutu yang didokumentasikan secara teknik benar dan sesuai dengan persyaratan standar dari sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan.
Wakil Manajemen harus melapor kepada Rektor Perguruan Tinggi agar menjamin bahwa persyaratan-persyaratan standar dari SMM ISO 9001:2000 itu tidak dilanggar oleh fungsi-fungsi yang lain. Penunjukkan seorang wakil manajemen haruslah orang yang tepat, jangan sampai menunjuk seorang wakil manajemen tanpa mempertimbangkan kemampuan kepemimpinannya serta pemahamannya tentang sistem yang berlaku pada Perguruan Tinggi. Sebaiknya WM adalah personil yang mempunyai akses komunikasi langsung dengan kepala Perguruan Tinggi. Dengan demikian pelaksanaan tugas WM tidak mengalami hambatan sehingga target dan sasarannya tercapai. WM itu dapat ditunjuk dari pejabat wakil rektor atau pembantu rektor, pembantu direktur, wakil direktur sekolah tinggi pada Perguruan Tinggi.
3. Pelatihan Pemahaman SMM bagi Manajemen dan Karyawan
Pelatihan SMM ISO 9001:2000 ini bertujuan untuk memberikan kesadaran mutu bagi Rektor Perguruan Tinggi dan memberikan pemahaman persyaratan kepada Tim ISO. Pelatihan itu antara lain meliputi pelatihan kesadaran mutu (quality awareness) bagi Direksi dan Tim ISO sehingga dapat memberikan pemahaman mengenai:
• Sejarah SMM.
• Pemahaman komitmen manajemen, pemahaman pelaksanaan manajemen review, kebijakan mutu, sasaran mutu, perencanaan sistem manajemen mutu dan kriteria, tanggung jawab dari wakil manajemen (WMM).
• Penjelasan delapan (8) prinsip manajemen mutu yakni fokus pelanggan , kepemimpinan, keterlibatan orang-orang, pendekatan proses, pendekatan sistem terhadap manajemen, peningkatan berkelanjutan, pendekatan faktual dalam mengambil keputusan, dan hubungan pemasok yang saling menguntungkan.
• Manfaat SMM ISO 9001:2000 bagi Perguruan Tinggi.
• Pengertian umum klausul-klausul yang terdapat dalam SMM ISO 9001:2000.
• Faktor-faktor penyebab kegagalan dalam penerapan SMM ISO 9001:2000.
• Penjelasan mengenai sertifikasi SMM.
• Metoda dan teknik pemeliharaan SMM.
• Metoda evaluasi peningkatan penerapan SMM.
4. Pembentukan Tim ISO
Setelah menugaskan atau mengangkat secara resmi seorang wakil manajemen maka tahap selanjutnya mempersiapkan penerapan SMM dengan pembentukan tim ISO. Hal tersebut penting dilakukan karena SMM merupakan suatu sistem manajemen mutu yang penerapannya adalah tanggung jawab semua pihak seperti Rektor Perguruan Tinggi hingga level yang paling bawah dalam struktur organisasi Perguruan Tinggi tersebut.
Pembentukan Tim ISO yang terdiri dari:
• Seorang wakil manajemen (WM) yang bertugas untuk mengelola, memantau, mengevaluasi dan mengkoordinasikan SMM di lapangan untuk meningkatkan operasi dan perbaikan yang efektif dan efisien.
• Seorang panel audit yang bertugas mengkoordinasi pelaksanaan Audit Mutu Internal Perguruan Tinggi.
• Seorang pusat pengendali dokumen, yang bertugas mengendalikan seluruh dokumen mutu Perguruan Tinggi dalam menerapkan SMM mulai dari mendistribusikan, menyimpan, memelihara, menarik dokumen, menghancurkan dan memastikan bahwa dokumen mutu yang beredar adalah dokumen terkini dan paling mutakhir.
• Personil wakil dari tiap-tiap unit kerja yang bertugas membuat dan membangun SMM di lingkungan bagiannya serta dapat dilibatkan sebagai calon auditor internal yang akan mengaudit kondisi penerapan SMM di internal Perguruan Tinggi.
5. Menyusun Dokumen SMM
Dokumen adalah dasar penerapan sistem manajemen mutu, dokumen harus tertulis dengan jelas dan dapat dimengerti dengan mudah oleh setiap orang yang memerlukannya. Tanpa adanya dokumen yang teratur dan rapih, penerapan sistem manajemen mutu tidak dapat dilaksanakan dengan baik dan tidak dapat dijamin konsistensinya. Untuk keperluan pembuatan analisis untuk perbaikan berkelanjutan (continual improvement) memerlukan dokumentasi sistem manajemen mutu yang lengkap dan tersusun dengan baik sesuai dengan kebutuhan perbaikan proses kerja di Perguruan Tinggi.
Susunan dokumen sistem manajemen mutu menganut aturan hirarki, di mana masing-masing dokumen harus ditetapkan tingkatnya sesuai tingkatan-tingkatan yang diperlukan pada kegiatan Perguruan Tinggi. Dokumen yang lebih rendah levelnya mengandung penjelasan klausul-klausul dokumen yang lebih tinggi dan isinya tidak boleh bertentangan. Penyusunan dokumen sistem mutu (DSM) dilakukan oleh Tim ISO dengan dibantu oleh masing-masing personil inti dari bagian terkait, meliputi:
1. Manual Mutu, adalah dokumen sistem manajemen mutu (SMM) level-1 yang menggambarkan kegiatan bisnis Perguruan Tinggi secara umum dalam penerapannya memenuhi persyaratan SMM, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan oleh Kepala Perguruan Tinggi.
2. Prosedur, adalah dokumen SMM level-2 yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu proses tertentu yang terkait dengan penerapan SMM Perguruan Tinggi. Prosedur SMM merupakan penjabaran yang lebih jelas terhadap pemenuhan persyaratan SMM yang terkait dengan fungsi-fungsi kegiatan bisnis Perguruan Tinggi.
3. Instruksi Kerja, adalah dokumen SMM level-3 yang sifatnya untuk memberikan petunjuk pada pengoperasian suatu proses kerja yang harus dilakukan oleh satu (1) orang atau satu unit yang terlibat atau yang fungsi tugasnya dapat mempengaruhi kegiatan SMM di Perguruan Tinggi. Instruksi Kerja pada umumnya dibuat untuk menghindari atau mengurangi potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan.
4. Rekaman, adalah bukti kerja (evidence) yang merupakan bagian dari dokumen SMM, dapat dikatakan sebagai dokumen level-4. Rekaman ini berupa arsip surat menyurat, formulir-formulir isian, daftar periksa, hasil uji coba dan test, buku laporan dan lain sebagainya, yang harus diatur dan dikendalikan secara tersendiri.
Dokumen sistem mutu harus diterapkan oleh semua jajaran Perguruan Tinggi yang terkait secara konsisten. Penyelenggaraan dokumentasi SMM Perguruan Tinggi agar efektif memenuhi persyaratan SMM, dan diatur sesuai hirarki level dokumentasi SMM menurut ketentuan dalam tabel sebagai berikut:
1. Semua Perguruan Tinggi internal maupun dokumen eksternal harus ditetapkan levelnya sesuai dengan ketentuan hirarki level dokumentasi SMM. Tujuannya untuk menjaga penggunaan dokumen agar dapat dikendalikan dan pengaturan keseluruhan dokumen tersebut diatur dalam Prosedur Pengendalian Dokumen dan Prosedur Pengendalian Rekaman.
2. Manual mutu: manajemen Perguruan Tinggi harus menetapkan dokumen manual mutu sebagai pedoman penerapan SMM Perguruan Tinggi, dan harus diterapkan dan dipelihara oleh semua jajaran yang terkait sesuai ketentuan persyaratan SMM.
3. Prosedur: Prosedur yang terdokumentasi harus ditetapkan dan dipelihara untuk mengendalikan semua proses yang mengacu pada persyaratan SMM. Prosedur pengendalian yang diperlukan untuk menjamin kepuasan operasi.
4. Instruksi kerja: Instruksi kerja merupakan dokumen level tiga yang pembuatannya dilakukan oleh masing-masing bagian dan bersifat teknis.

6. Sosialisasi Dokumen SMM
Suatu strategi yang harus dikembangkan dalam penerapan SMM adalah untuk mengetahui cara pencapaian kebijakan dengan menentukan sasaran yang hendak dicapai untuk menerapkan SMM secara sempurna. Strategi meliputi suatu program yang dijadwalkan untuk mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan, tanggung-jawab dan wewenang personil, cara meninjau ulang poin-poin, prioritas dan sistem pelaporan. Untuk itu harus menyediakan suatu kerangka kemajuan yang berkelanjutan.
Dengan begitu kita dapat mempertimbangkan pengembangan proyek dan kebijakan yang dapat dilakukan di area lain pada waktu-waktu selanjutnya. Implementasi penuh dan perekaman semua aktivitas dalam sistem perlu direncanakan. Manajemen harus menentukan level keterlibatan para personil dalam operasi sehari-hari mulai dari tahapan penerapan sistem hingga penentuan jumlah personil manajemen yang harus didelegasikan. Juga ditentukan ukuran Perguruan Tinggi, lokasi, kompleksitas dan sifat proses yang digunakan akan memiliki suatu pengaruh terhadap pengambilan keputusan.
Setiap Perguruan Tinggi harus mengembangkan sebuah rencana yang menggambarkan komitmen terhadap waktu yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran. Mengembangkan sebuah rencana implementasi sesuai isi dokumen SMM yang telah disusun dalam organisasi pada level yang relevan. Rencana harus disosialisasikan ke seluruh organisasi (klausul 5.5.3), dan harus diperbaharui. WM harus menentukan kemajuan apakah hasilnya sesuai dengan rencana, yang dilakukan sedikitnya dua minggu sekali. Dan status pembaharuan harus dikomunikasikan dalam organisasi.
SMM terdiri dari suatu kerangka sebagai pedoman Perguruan Tinggi untuk mengendalikan aktivitas bisnis dengan suatu penekanan pada pengukuran pencegahan dan peningkatan aktivitas yang bisa berpengaruh. Pada kinerja Perguruan Tinggi untuk implementasi SMM yang efektif, Direksi Perguruan Tinggi perlu menyediakan bukti komitmen manajemen pada setiap proses. Pada umumnya ini melibatkan pendekatan yang tertib mulai dari tinjauan-ulang penerbitan dokumen Perguruan Tinggi, pengembangan suatu kebijakan mutu, pencapaian sasaran hasil, rencana, strategi dan proses pekerjaan. Juga untuk memastikan ketersediaan sumber daya untuk mencapai implementasi penuh. Direksi harus mengkomunikasikan pentingnya memenuhi pelanggan seperti pelaksanaan aturan dan persyaratan sesuai dengan undang-undang serta melakukan tinjauan ulang kinerja manajemen.
Direksi harus memastikan bahwa Perguruan Tinggi mempunyai sumber daya yang cukup untuk mencapai komitmennya. Direksi juga terlibat dalam melakukan tinjauan ulang dan peningkatan SMM untuk meningkatkan kinerja. Klausul 6.2.2 memerlukan kemampuan yang diperlukan bagi setiap personil yang terkait dengan SMM Perguruan Tinggi. Persyaratan kemampuan personil ditinjau-ulang untuk memastikan apakah penempatannya tepat dan sesuai.
7. Penerapan Dokumen
Dokumen sistem manajemen mutu yang sah dan telah disosialisasikan ke seluruh bagian dan lingkup Perguruan Tinggi harus diterapkan oleh segenap personil yang terlibat secara konsisten dan benar. Hal itu dilakukan untuk membuktikan bahwa sistem manajemen mutu telah diterapkan oleh Perguruan Tinggi. Jika penerapannya masih menemui kendala maka dokumentasi tersebut dapat dilakukan revisi dan penyempurnaan sesuai kebutuhan. Hal tersebut diatur dalam prosedur pengendalian dokumen, yang antara lain berisi penetapan pengendalian yang diperlukan untuk:
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta menyetujui ulang dokumen.
c. Memastikan perubahan dan status revisi terbaru sesuai tujuan dokumen.
d. Memastikan versi yang relevan dengan dokumen yang berlaku telah tersedia di tempat pemakaian.
e. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali.
f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar mudah dikenali dan pendistribusian dapat dikendalikan.
g. Mencegah pemakaian dokumen yang kadaluarsa dan tidak disengaja lengkap dengan penjelasan identifikasi sesuai dokumen tersebut, apabila disimpan untuk tujuan tertentu.
8. Pengendalian Rekaman
Perguruan Tinggi yang telah menetapkan prosedur pengendalian rekaman harus dapat memelihara semua rekaman yang terkait dengan SMM Perguruan Tinggi. Tujuannya untuk memberikan bukti kesesuaian persyaratan dan beroperasinya SMM secara efektif. Rekaman harus mudah dibaca, siap ditunjukkan dan mudah untuk diambil. Prosedur pengendalian rekaman juga berisi tentang identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan penghancuran rekaman.
Rekaman-rekaman yang menjadi alat untuk menunjukkan operasi yang efektif, wajib dibuat, guna pelaksanaan peraturan badan sertifikasi dan perbaikan pelanggan jika diperlukan.
9. Audit Mutu Internal SMM
Audit mutu internal merupakan salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi untuk meninjau kesesuaian dan efektifitas penerapan SMM. Direksi hendaknya memastikan penetapan proses audit internal yang efektif dan efisien untuk mengakses kekuatan dan kelemahan SMM. Proses Audit Mutu Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen mandiri dari proses atau kegiatan manapun yang ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Mutu Internal dengan menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan yang ada telah dipenuhi, karena Audit Mutu Internal menilai keefektifan dan efisiensi Perguruan Tinggi.
Penting bagi Perguruan Tinggi untuk memastikan dilakukannya tindakan perbaikan sesuai tanggapan hasil Audit Mutu Internal. Perencanaan Audit Mutu Internal hendaknya fleksibel agar memungkinkan perubahan penekanan berdasarkan temuan dan bukti objektif selama audit. Masukan yang relevan dari bidang yang diaudit, dan dari pihak lain yang berkepentingan, hendaknya dipertimbangkan dalam pengembangan rencana Audit Mutu Internal. Contoh subjek untuk dipertimbangkan dalam Audit Mutu Internal mencakup:
• Penerapan proses secara efektif dan efisien.
• Peluang perbaikan yang berkesinambungan.
• Kemampuan suatu sistem proses.
• Penggunaan teknik statistik secara efektif dan efisien.
• Penggunaan teknologi informasi.
• Analisis data biaya mutu.
• Penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien.
• Hasil dan harapan kinerja proses dan produk.
• Kecukupan dan ketelitian pengukuran kinerja.
• Kegiatan perbaikan.
• Hubungan dengan pihak yang berkepentingan.
Pelaporan Audit Mutu Internal mencakup bukti kinerja yang sangat berguna untuk memberikan peluang pengakuan oleh Direksi dan memotivasi personil Perguruan Tinggi. Perguruan Tinggi harus melakukan Audit mutu Internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah SMM:
a. Memenuhi pengaturan yang direncanakan, pada persyaratan standar dan persyaratan SMM yang ditetapkan organisasi.
b. Diterapkan dan dipelihara secara efektif.
Program Audit Mutu Internal harus direncanakan dengan mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekwensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri. Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan pelaksanaan audit, pelaporan hasil dan pemeliharaan rekaman harus ditetapkan dalam prosedur yang terdokumentasi.
10. Pelatihan Audit Mutu Internal
Pelatihan Audit Mutu Internal ditujukan bagi Tim Audit Mutu Internal yang merupakan personil yang telah dilatih mengenai pelaksanaan SMM ISO 9001:2000. Pelatihan bertujuan untuk dapat memberikan pemahaman mengenai:
• Penjelasan Audit Mutu Internal yang sesuai dengan SMM ISO 9001:2000 dan ISO 19011:2002
• Cara dan metode melakukan Audit Mutu Internal.
• Pendelegasian tugas dan tanggung jawab koordinator tim audit dan auditor.
• Cara menyusun jadwal audit, rencana audit dan pembuatan check-list audit.
• Cara melakukan pelaporan Audit Mutu Internal.
• Simulasi pelaksanaan Audit Mutu Internal.
11. Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Sebelum melakukan Audit Mutu Internal (AMI) dipastikan bahwa seluruh dokumen sistem mutu telah dibuat dan diterapkan. Pelaksanaan Audit Mutu Internal dilakukan berdasarkan jadwal dan rencana audit yang dibuat sebelumnya. Setelah melakukan Audit Mutu Internal, Tim Audit harus membuat laporan hasil auditnya itu sebagai bahan kontrol penerapan SMM ISO 9001:2000 di Perguruan Tinggi yang disampaikan kepada WM untuk dilaporkan kepada Direksi.
12. Tindakan Koreksi Audit Internal
Setelah selesai melaksanakan Audit Mutu Internal, Kepala Perguruan Tinggi bersama-sama Tim Audit Mutu Internal dan Wakil Manajemen (WM) akan melakukan kajian terhadap hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal. Tujuannya untuk melakukan perencanaan tindakan perbaikan terhadap hasil temuan audit dan menentukan tindakan-tindakan yang efektif dan efisien dalam menyelesaikan temuan Audit Mutu Internal masing-masing bagian.
13. Tinjauan Manajemen
Perguruan Tinggi harus melakukan tinjauan manajemen untuk memastikan pelaksanaan SMM berjalan dengan efektif. Hal-hal yang menjadikan masukan dalam pelaksanaan tinjauan manajemen ini adalah seperti berikut:
• Hasil audit.
• Feed back dari pelanggan.
• Kinerja dari proses dan produk.
• Status tindakan koreksi dan pencegahan.
• Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya.
• Perubahan-perubahan terencana yang dapat berakibat terhadap SMM.
• Rekomendasi untuk perbaikan.
Dalam pelaksanaan tinjauan manajemen harus diputuskan perbaikan terhadap efektifitas pelaksanaan SMM dan proses-proses, perbaikan Perguruan Tinggi yang diberikan kepada pelanggan serta kebutuhan sumber daya yang diperlukan.
14. Sertifikasi ISO 9001:2000
a. Memilih Lembaga Sertifikasi
Perlu diketahui bahwa sistem akreditasi dan sertifikasi ISO 9001 merupakan pengakuan atas konsistensi standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2000. Tanggung jawab dan wewenang pemberian akreditasi dan sertifikasi secara internasional dilakukan oleh suatu badan dunia, yaitu International Accreditation Forrum (IAF). IAF merupakan badan dunia federasi badan akreditasi nasional lebih dari 30 negara di dunia, di antaranya; KAN (Indonesia) menjadi anggotanya. Di tingkat regional Asia-Pasifik terdapat pula federasi badan akreditasi yaitu Pasific Accreditation Corporation (PAC) yang anggotanya antara lain; CNAB (China), CNACR (China), DSM (Malaysia), JAB (Jepang), KAN (Indonesia), JAS-ANZ (Australia-Selandia Baru), KAB (Korea Selatan), SAC (Singapura), SCC (Kanada) dan NAC (Thailand).
Badan akreditasi di Indonesia adalah Komite Akreditasi Nasional (KAN) yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang untuk menyelenggarakan sistem akreditasi dan sertifikasi di negara Republik Indonesia. Tugasnya adalah memberikan akreditasi kepada semua lembaga sertifikasi dan laboratorium uji yang telah lulus asesmen sesuai persyaratan standar di seluruh wilayah Indonesia.
Sistem akreditasi KAN telah diakui oleh IAF dan PAC, karena telah dilakukan peninjauan terhadap pemenuhan kesesuaian sistem yang diterapkan oleh KAN. KAN telah menandatangani nota perjanjian IAF dan PAC. Sesuai ketentuan World Trade Organization (WHO) bahwa negara-negara yang menyepakati perdagangan bebas harus menandatangani nota perjanjian saling pengakuan terhadap penggunaan standar-standar internasional termasuk ketentuan-ketentuannya.
Untuk memenuhi maksud tersebut, KAN telah menandatangani nota perjanjian saling pengakuan sebagai anggota IAF dan PAC untuk Sistem Manajemen Mutu (member of IAD dan PAC multilateral recognation agreement for Quality Management System) pada Agustus 2000.
Dalam nota yang tertuang dalam perjanjian saling pengakuan tersebut dikatakan, bahwa sertifikat yang diterbitkan oleh lembaga sertifikasi yang diakreditasi oleh badan akreditasi anggota IAF dan PAC adalah akivalen dan diakui di semua negara anggota.
Oleh karena itu, para pelaku bisnis di Indonesia tidak perlu khawatir untuk memilih lembaga sertifikasi nasional, sertifikat yang diterbitkan sudah diakui secara internasional. Terutama bagi para pelaku industri jasa konstruksi yang pasarnya hanya di dalam negeri, tentu lebih baik menggunakan lembaga sertifikasi nasional sebagai nasionalis yang bangga dengan kemampuan bangsanya sendiri.
Untuk memilih lembaga sertifikasi sistem manajemen mutu (SMM), parameter yang harus diketahui adalah, bahwa manajemen dan pengoperasiannya lembaga sertifikasi harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang diatur dalam standar internasional. arameter lembaga sertifikasi yang harus diperhatikan dijelaskan sebagai berikut:
1. Lembaga sertifikasi harus imparsial, yaitu harus terbuka terhadap semua kepentingan dan lembaga bukan merupakan bagian kepentingan pihak tertentu, misalnya kepentingan partai tertentu atau bisnis tertentu yang menyebabkan ia tidak dapat diakses oleh siapapun yang bukan merupakan bagian kepentingannya.
2. Lembaga sertifikasi harus memiliki tanggung jawab atas keseluruhan proses sertifikasi dan memberikan jaminan, bahwa implementasi sistem manajemen mutu benar-benar dilaksanakan oleh kliennya. Apabila terjadi komplain atau banding terhadap kliennya, maka lembaga sertifikasi harus turut menyelesaikan permasalahan yang terkait dengan klien tersebut.
3. Lembaga sertifikasi harus mempunyai manajemen yang profesional. Semua personil yang terlibat dalam lembaga sertifikasi harus memiliki kompetensi dan ketrampilan untuk mengelola dan mengoperasikan sistem lembaga sertifikasi. Para auditor harus terampil melakukan audit secara langsung dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan bisnis yang diaudit. Auditor yang mengaudit Perguruan Tinggi harus mempunyai pengetahuan dan pengalaman di bidang Pendidikan.
4. Lembaga sertifikasi harus memiliki legalitas hukum, tentunya lembaga sertifikasi yang beroperasi di Indonesia harus berbadan hukum mengikuti peraturan hukum di Indonesia. Lembaga sertifikasi yang yang beroperasi di wilayah Indonesia yang tidak berbadan hukum Indonesia harus mendapatkan pengawasan dari instansi pemerintah yang berwewenang.
5. Lembaga sertifikasi maupun personilnya, harus independen, personil yang melaksanakan proses audit dan yang menentukan keputusan sertifikasi harus terpisah. Tim audit yang memeriksa penerapan sistem manajemen mutu di Perguruan Tinggi hanya memberikan rekomendasi dan tidak diberi kewenangan memutuskan lulus sertifikat. Keputusan lulus tidaknya suatu Perguruan Tinggi memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 dilakukan oleh Tim tersendiri.
6. Lembaga sertifikasi maupun personilnya harus menjaga kerahasiaan Perguruan Tinggi yang menjadi kliennya. Setiap personil, baik staf maupun para auditor yang terkait harus memenuhi Kode Etik yang telah ditandatangani.
7. Lembaga setifikasi harus menerapkan sistem manajemen mutu sesuai standar internasional yang relevan, dengan membuat dokumen manual mutu, prosedur dan seterusnya berdasarkan standar untuk lembaga sertifikasi sistem mutu.
8. Lembaga sertifikasi harus diakreditasi secara resmi oleh badan akreditasi yang berwewenang di setiap negara. Sesuai Nota Perjanjian Saling Pengakuan IAF dan PAC lembaga sertifikasi sertifikasi yang beroperasi di Indonesia harus diakreditasikan oleh KAN.
Hal ini perlu diwaspadai, kita sebagai bangsa yang besar harus bangga dengan kemampuan bangsa sendiri dan harus cinta terhadap produk negeri sendiri.
Badan akreditasi akan memberikan izin kepada lembaga sertifikasi untuk melaksanakan asesmen dan sertifikasi berdasarkan ruang lingkup akreditasi yang ditetapkan sesuai kemampuan dan kompetensi para auditor yang ada di lembaga sertifikasi tersebut.
Latar belakang pengalaman auditor sangat mempengaruhi hasil audit, apabila auditor tidak memiliki latar belakang pengalaman dan kompetensi yang sesuai dengan proses bisnis Perguruan Tinggi yang diaudit, maka hasil audit tidak mempunyai bobot dan bagi Perguruan Tinggi yang bersangkutan tidak akan memperoleh manfaat atas penerapan sistem manajemen pada Perguruan Tinggi itu sendiri.

b. Proses Sertifikasi
Perguruan Tinggi yang ingin mendapatkan sertifikasi ISO 9001 harus mempelajari prosedur dan tatacara yang diatur oleh lembaga sertifikasi. Selama membangun sistem manajemen mutu Perguruan Tinggi harus sudah membuat program dan mengatur jadual sertifikasi sesuai kemampuan Perguruan Tinggi.
Tahap-tahap dalam program sertifikasi meliputi:
1. Mengajukan permohonan ke lembaga sertifikasi sistem mutu.
2. Audit dokumen sistem mutu (adequacy audit).
3. Pre-assesment (apabila diperlukan).
4. Intial assessment.
5. Keputusan sertifikasi.
6. Penyerahan sertifikat.
7. Survaillen setiap 6 bulan.
Tujuan survailen adalah untuk membuktikan bahwa penerapan sistem manajemen mutu telah dilakukan secara berkesinambungan, di samping itu dapat dilakukan peninjauan terhadap implikasi perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu pada Perguruan Tinggi untuk memastikan, bahwa semua persyaratan telah dipenuhi dengan baik. Untuk mendapatkan gambaran yang optimal terhadap kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu, maka survailen dilakukan setiap 6 bulan.
Periode waktu 6 bulan adalah yang efektif untuk membuktikan kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu. Apabila ditetapkan audit 1 tahun pada umumnya kondisi penerapan sistem manajemen mutu tidak konsisten dan tidak terjadi perbaikan yang berkelanjutan pada Perguruan Tinggi yang bersangkutan.
Periode waktu 6 bulan adalah waktu yang efektif untuk menyaksikan penerapan sistem manajemen mutu, kalau kurang dari 3 bulan menjadikan audit terlalu menyibukkan, dan menyebabkan hanya mengurusi dokumen sistem mutu saja tanpa melakukan pekerjaan inti. (BQST)

Akreditasi BAN-PT VS Sertifikasi ISO 9001

AKREDITASI BAN-PT VS SERTIFIKASI ISO 9001:2000

Jika sebuah Perguruan Tinggi yang mendapat hasil akreditasinya “A”, maka secara logika penalaran selayaknya mendapat Sertifikasi ISO 9001:2000. Namun, kenyataannya tidak demikian, atau sebaliknya dapat sertifikasi ISO 9001:2000 tetapi akreditasinya rendah. Adakah yang salah? Jawabnya ya. Berarti Perguruan Tinggi tersebut menggunakan standar ganda. Jika sumber datanya sama untuk keperluan yang berbeda maka tidak selayaknya menghasilkan hasil bertentangan. Seharusnya menghasilkan keselarasan atau hubungan akreditasi dan sertifikasi adalah berkorelasi positif, bukan negatif. Jika hasilnya bertentangan berarti data yang digunakan bersumber dari data yang berbeda.

Dalam satu organisasi Perguruan Tinggi jika terdapat lebih dari satu sumber data maka dapat dipastikan bahwa data yang digunakan kevalitannya dan keakuratannya sangat rendah. Secara manajemen, hal demikian dikatakan bahwa Perguruan Tinggi tersebut menggunakan standar ganda. Hal ini seringkali tidak disadari oleh Pimpinan Perguruan Tinggi. Karena kurang peduli dan perhatian terhadap data yang seharusnya jadi dasar pengambilan keputusan dan kebijakannya. Indikator yang tampak jelas dan sudah bukan jadi rahasia umum, mengapa ketika menyiapkan data pendukung borang akreditasi dan sertifikasi selalu ” nanggap-wayang”. Kemudian ganti tim, ganti data. Tim baru akan mengumpulkan data lagi dari awal. Bisa dibayangkan jika sudah 10 kali pergantian tim akreditasi atau tim sertifikasi, maka bisa ditemukan ada data 10 macam dari sumber data 10 macam. Dari 10 macam data tersebut, data dari tim mana yang valid dan akurat? Hal ini jelas akan merugikan Perguruan Tinggi tersebut, karena banyak sumberdaya yang dibelanjakan baik dari sisi waktu, tenaga maupun dana.

Mengapa hal ini dilakukan? Pertimbangannya sangat praktis khawatir dan takut hasil akreditasinya rendah atau dicabut, atau takut tidak tersertifikasi. Akibatnya data dan bukti pendukungnya direkayasa dan penuh trik tipuan. Tanpa disadari tindakan ini adalah proses pembodohan terhadap Perguruan Tinggi. Akhirnya, praktek tipuan dan rekayasa ini akan jadi bumerang yang merugikan Perguruan Tinggi itu sendiri. Apalagi dengan adanya borang implementasi sistem penjaminan mutu Perguruan Tinggi yang diedarkan di seluruh Perguruan Tinggi yang telah mengimplementasikan sistem penjaminan mutu maka Pemerintah (DIKTI) telah memiliki sumber data atau informasi. Betapa pun kecilnya Unit Penjaminan Mutu di suatu Perguruan Tinggi. Dialah, sumber data riil yang sesungguhnya sehingga bukan suatu yang sulit bagi reviewer akreditasi dan auditor sertifikasi jika ingin memperoleh data yang sesungguhnya. Ketika reviewer akreditasi dan auditor sertifikasi visitasi dilapangan untuk membuktikan, maka pertama kali yang akan ditanya yaitu hasil laporan audit mutu internal yang telah dilakukan oleh unit penjaminan mutu Perguruan Tinggi yang direviewer. Hasil audit mutu internal ini akan di kroscek dengan data dan bukti borang akreditasi atau sertifikasi dan Perguruan Tinggi tidak bisa menolak hasilnya. Betapapun kecilnya Unit Penjaminan Mutu tetapi dialah yang sumber data yang riil dan akurat.

Demikian, sekelumit pengalaman semoga dapat menjadi inspirasi bagi para pembaca yang sedang, sudah, dan atau akan mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000 di Perguruan Tingginya masing-masing. Namun demikian, dalam implementasinya semua ini perlu disesuaikan dengan kondisi, situasi dan sumberdaya masing-masing perguruan tinggi. Semoga bermanfaat. (BQST-09)